Variables en Project PV, AC, EV

Agenda

• Introducción
• Planeación de las compras
• Ejecución de compras: la ejecución se culmina cuando se firma el contrato
• Administración de las compras: se debe estar revisando que entreguen con la calidad
• Cierre de las compras

Introducción

La gestión de compras es importante porque aclara las expectativas del comprador y vendedor, alinea los objetivos organizacionales, mejora la gestión del tiempo y dinero, aumenta la eficiencia y reputación del proyecto

Alcance, descripción de productos, recursos de adquisiciones, condiciones del mercado, salidas de otros planes, restricciones

RFP : Requerimiento de propuesta

RFI: Solicitud de información, un estudio de mercado, no es vinculante para el pmi, no hay obligación contractual

RFQ: cotización, esta es vinculante dado que se esta solicitando precios al proveedor

IFB: invitación a licitación

Procesos de la gestión de las compras:

• Planeación de las compras
• Ejecución de compras: la ejecución  se culmina cuando se firma el contrato
• Administración de las compras: se debe estar revisando que entreguen con la calidad
• Cierre de las compras

Planeación de las compras

Tiene documento de compras, calendario de compras y tipo de documentos

SOW: enunciado del alcance que se le va a entregar al tercero para que me entregue el producto que quiero

Tipo de contrato fijo es el mejor tipo de contrato

La linea base del alcance

Entradas:

 linea base del alcance, documentación de requerimientos, acuerdos de equipo, registro del riesgo, riesgos relacionados con el contratos, requerimiento de recursos, calendario, estimaciones de costos

Herramientas y tecnicas:

revisión de datos, lluvia de ideas, conduccion de entrevistas

Salidas:

Plan de gestión de compras

Para el PMI existen solo 3 tipos de contratos

Reembolso de costos: todo lo que gaste mas el valor de sus honorarios, tiene riesgos porque el total es desconocido, utilizarlo cuando no tiene tiempo de hacer el SOW, ventajas es facil de hacer, requiere mas trabajo porque es general, como desventaja tengo que auditar las facturas, requiere mas trabajo y el precio es deconocido

Contrato de precio fijo :cuenta con un alcance definido y el comprador puede describir en detalle el enunciado del trabajo, el vendedor tiene un incentivo enorme por controlar los costos y el producto, la desventaja es que tiene que hacer un mayor esfuerzo en definir el sow, este solo se hace si tiene el tiempo y los recursos

Contrato de precio fijo con incentivos: el comprador tiene el menor costo de riesgo y tiene incentivo

Contrato precio fijo con ajuste económico de precios: tiene la finalidad de proteger al comprador y al vendedor de las condiciones financieras

Costo fijo mas honorarios fijo

Tiempos y Materiales: rapido de crear pero la desventaja por cada minuto que trabaja le cobra, son usados para pequeños grupos de proyectos, hay que hacer microgestión

Ejecución de compras

Proceso de obtener las respuestas de los oferentes y la negociacion para la obteción de bienes y servicios

Entradas plan de proyecto, documento de compra, lista de precalificados, propuestos, activos organizacionales, preacuerdo

La economía de escala se refiere al poder que tiene una empresa cuando alcanza un nivel óptimo de producción para ir produciendo más a menor coste, es decir, a medida que la producción en una empresa crece, sus costes por unidad producida se reducen. Cuanto más produce, menos le cuesta producir cada unidad. 

Administración de compras

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

Reporta el rendimiento con la curva S y valor ganado

Realizar el control de la calidad con el SOW

Entradas: documento de adquisiciones, plan de manejo de proyecto

Herramientas: revisiones de rendimiento, inspecciones y auditorias, sistemas de pagos, sistemas de pqr, registro de issues  y de riesgos

Salidas: actualizaciones al proyecto solicitudes de cambio o lecciones aprendidas

Cierre de las compras

Entradas: documento de adquisiciones, plan de manejo de proyecto

Herramientas: auditoria de las compras, acuerdos negociados

Salidas: compras cerradas, actualización de los procesos de la organización

Campos personalizados en Project

Crearemos una columna que se llame clase de tarea que tiene valores Remota y en Sitio

Tarifas de recursos

SUBPROYECTO

Objetivos

Importancia de la Gestión de Recursos Humandos

Implicaciones

Proceso de Gestión de RH

Importancia de la Gestión de Recursos Humandos

• EDT
• Gestión de Riesgos
• Estimación de costo,tiempo y alcance

Implicaciones

Todo proyecto tiene un equipo de dirección que debe tomar todas las desiciones y a controlar el proyecto, lo que implica:

• influenciar al equipo del proyecto: existen factores que afectan el equipo del proyecto como entorno del equipo, ubicación geográfica, comunicación, políticas y cultura
• Comportamiento profesional y ético

Proceso de Gestión de RH

Lo encontramos en el grupo de Planificación y Ejecución

Planificar la Gestión de RH (Grupo de planificación):

Permite identificar

• roles, habilidades, relaciones de comunicación y responsabilidades de mi equipo de proyecto sin nombres (ingeniero, auditor, gerente)

Beneficios claves

• Roles y responsabilidades
• Organigrama
• Plan de la Administración del personal: donde esta el cronograma de adquisción y liberación de personal

entradas: plan para la dirección de proyecto, recursos para cada actividad, factores ambientales, activos

tecnicas: organigramas, relaciones de trabajo, teoriía de la organización, juicio de expertos, reuniones

salida: Plan de gestión de recursos humanos, este plan identifica como voy a definir, dirigir y liberar los rh del proyecto. Debe incluir como minimo roles, organigrana, plan de administración dell personal (adquisición, calendarios, plan de liberación)

Existen 3 tipos de organigrama: jerarquicos, matricial, de tipo texto:

Jerarquicos

RBS: estructura desglosada de recursos

OBS estructura desglosada de la organización, diagrama jerarquico de las personas del proyecto

Matricial Tabla que muestra los recursos asigandos a cada paquete de trabajo, muestran todas las actividades asociadas a una persona

RACI responsible(persona que trabaja en una actividad), accountable(proceso de rendición de cuentas), consult(intersado clave quien decide), inform (personas que conocen de desiciones o acciones)

Tipo texto:

Contiene información de responsabilidades, autoridad, competencias y calificaciones

Adquirir el equipo del proyecto (Grupo de Ejecución):

Confirma la disponibilidad de rh y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto. Conformar el equipo es un riesgo debido a que usted no puede garantizar como trabajaran

Entradas: plan de gestión de rh, factores ambientales, activos

Técnicas: asignación previa, negociaci{on, adquisición (contratación), equipos virtuales (freelance), análisis de desiciones

Salidas: asignaciones de personal al proyecto, calendario de recursos, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

Desarrollar el equipo del proyecto (Grupo de Ejecución):

Entreno el equipo en habilidades que necesito , mejorar la interacción y el entorno para lograr un mejor desempeño del proyecto

habilidades interpersonales: comunicación, inteligencia emocional, resolución de conflictos, negociación, influencia, desarrollo del espíritu de equipo, facilitación de grupos

Desarrollo del espiritu del equipo:

escalera de tuck

Entrada: asignaciones de personal al proyecto, calendario de recursos, plan para la gestión de rh

Ténicas: habilidades interpersonales, capacitación, actividades de desarrolo del espiritu, reglas básicas, coubicación (cuarto de guerra ubicarlos estrategicamente), reconocimiento, herramientas para la evaluación de personal

Salidas: evaluaciones de desempeño, actualizaciones a los factores ambientalesman: fase 1 formación (los miembros trabajan de manera independiente), fase 2 turbulencia (equipo comienza a trabajary cada uno empieza a poner su punto de vista lo que puede generar el ambiente conflictivo), fase 3 normalización (empezó el trabajo en conjunto, ajuste de hábitos y comportamientos), fase 4 desempeño (funcionan bien son eficaces son interdependientes), fase 5 disolución (libera personal)

Dirigir el equipo del proyecto (Grupo de Ejecución):

Entrada: asignaciones de personal al proyecto, evaluaciones de desempeño, plan para la gestión de rh, registro de incidencias, informes de desempeño, activos

Ténicas: observacion, evaluacion de desempeño, administración de conflictos, habilidades interpersonales

Salidas: solicitudes de cambio, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, actualizacion de los documentos, actualización factores

Proceso de seguimiento del desempeño de los miembros del equipo. Dentro de los conceptos asociados a este proceso esta:

Tipos de poder

• Formal
• Recompensa: segun el pmi es el mejor
• Penalidad
• Experto: según el pmi esta entre los mejores
• Referente

Estilos de liderazgo

• Directivo: cuando le digo a otros que hacer
• Facilitador: une los puntos de vista según el pmi esta entre los mejores
• Coaching: entrena y enseña a la gente según el pmi esta entre los mejores
• Ayuda: asiste a los miembros del equipo
• Autocrático: las desiciones son impuestas
• Consultativo: trata de motivar las ideas de otros pero el toma la desición
• Concenso: toman las desiciones en equipo según el pmi esta entre los mejores

Teoria z de ouchi

La teoría Z sugiere que los individuos no desligan su condición de seres humanos a la de empleados y que la humanización de las condiciones de trabajo aumenta la productividad de la empresa y a la vez la autoestima de los empleados

Teorias de la motivación

La motivación porque la gente actúa, el vigor y la dirección en que encauza sus acciones

La motivación es anterior al resultado, cambian de persona a persona

Teorias gerenciales de motivación

• Teoria de motivación Herzberg las personas estan influenciadas por dos factores: la satisfacción (aumenta la satisfacción pero tienen poco efecto sobre la insatisfacción) y la insatisfacción (si estos factores faltan causan insatisfacción alta) ej silla de la oficina

Factores de higiena: sueldo, política, relaciones, ambiente, supervisión, status, seguridad laboral, crecimiento, madurez consolidación

• Maslow Jerarquia de Necesidades: la jerarquia de necesidades describe como una piramide, las necesidades más altas ocupan nuestra atención solo cuando se han satisfecho las necesidades inferiores de la pirámide

fisiología, seguridad, afiliacion, reconomiento, autorrealización

• Teoria de la expectativa (Victor Vroom)

fuerza de la motivación = valor de la meta x probabilidad de logro

• Teoria x y y de McGregor

Hay personas en los dos extremos: siente aversión por el trabajo y otros que la adhesión a los objetivos depende de los premios asociados al logro

• Teoria de Necesidades de MCClelland: la motivación se debe a la búsqueda de satisfacer las necesidades

Logro: querer llevar a cabo algo dificil mediante el reto y tener avances en el trabajo, necesidad de retroalimentarse de su logro, necesidad por sentirse con talento

Poder o autoridad: quiere obtener y consevar la autoridad, deseo de influir, necesidad de prestigio

Asociacion o afiliación: necesidad de asociación, sentirse parte de, para un director esta es peligrosa dado que hay momentos en que un director debe imponerse

Administración de conflictos

• Retirarse o eludir
• suavisar o adaptarse
• Consensuar o conciliar
• Forzar o Dirigir

• Colaborar o resolver el problema

OBJETIVO

Conocer de MS Project

Personalizarlo

Aplicar sistemas de Gestión

Tema 1

Proyecto 3 meses y los costos no debe superar los 20 millones, se requieren capacitar 60 empleados, comite yo, el jefe de la compañia y el financiero, desarrollado en software libre,la patente queda para la empresa, para tal fin se asignaran 2 programadores 3 computadores y papeleria

Tipos de Recursos

Hito : actividad que no se ejecuta como inicio

OBJETIVOS

1.Procesos de los stakeholders

2. Las matrices de stakeholders

1.Procesos de los stakeholders

Los procesos de la gestión de los stakeholders

Identifico, planeo, ejecuto y controlo CICLO PHVA

Que es un grupo de interes?

Personas, grupos u organización que afecten el proyecto positiva o negativamente

1.1.- Identificar los interesados: identificar personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una desición, actividad o resultado de un proyecto

Entradas: Project Charter, documentos , factores ambientales, documentos de compras, procesos de la organización

El método de análisis de juego de actores, Mactor busca valorar las relaciones de fuerza entre los actores y estudiar sus convergencias y divergencias con respecto a un cierto número de posturas y de objetivos asociados.

1.2- Planificar la gestión de interesados: desarrollar estrategias de gestión, analizando necesidades, interesese y el  impacto en el exito del proyecto

1.3. Gestionar la participación de los interesados: comunicar  y trabajar con los interesados para satisfacer las necesidades y expectativas, controlar la participación, monitorerar las relaciones de los interesados

2. Las matrices de stakeholders

2.1. Matriz poder dinamismo

Objetivos

1. Introducción
2. Conceptos Clave
3. Comunicaciones Efectivas
4. Procesos de la gestión de comunicaciones
5. Planeación de las comunicaciones
6. Distribución de la información
7. Reportes de desempeño
8. Gestión de los involucrados

1. Introducción

Area de conocimiento que emplea los procesos requeridos para asegurar la oportuna y apropiada generación, recolección, distribución, almacenamiento, obtención y disposición final de la información del proyecto

     2. Conceptos Clave

La comunicación no depende del medio depende de las personas.

No Verbal: cerca del 55% de la totalidad de la comunicaciones es no verbal (gestiones fisicas)

Paralingual: parámetros de las comunicaciones como el tono de voz, que ayuda en la entrega del mensaje

Retroalimentación: asegúrese que ha recibido el mensaje correcto, utilice preguntas como “entiendo por lo que dices que….”

Canales de comunicación

El crecimiento de canales es exponencial, la forma de calculo de la cantidad de canales de comunicación puede ser determinado con la siguiente formula.

                   **** Canales =N(N-1)/2

Para el pmi el correo eletrónico es un método de comunicación informal escrita

3. Comunicaciones Efectivas

Métodos de Comunicación

4. Procesos de la gestión de comunicaciones

4.1 Planeación de las comunicaciones

Este proceso determina las necesidades de información y comunicaciones de los involucrados

Entrada clave: Registro de interesados

Salidas a la planeación de las comunicaciones.

Plan de la gerencia de comunicaciones: puede ser altamente detallado o con bajo nivel de detalle, Puede ser formal o informal de acuerdo a la versión 4 del PMBOOK

Un plan típico de comunicaciones usualmente contiene los siguientes elementos.

•Requerimientos de configuración para los interesados

4.2. Gestion de las comunicaciones

Este proceso busca garantizar que la información estará disponible para los interesados del proyecto

PMIS Project Manager Information systems herramienta de software

SPI Valor ganado

Si un riesgo se materializa lo primero que hago es incluirlo en el registro de problemas

Todo gerente de proyecto debe buscar tener al dia la gestión de proyectos

La efectiva distribución de la información incluye una serie de técnicas como:

4.3. Control de las comunicaciones

Este proceso implica la recolección y el análisis periódicos de la línea base contra datos reales para entender y para comunicar el progreso y el funcionamiento del proyecto así como para pronosticar los resultados del proyecto.

Las varianzas son:Los que les gustan a los sponsor son lo de tendencias o las varianzas

SV

CV

Indicadores de rendimiento son los que les gustan al gerente

SPI

PI

Salidas:  Los reportes de rendimiento, deben organizar y resumir la información obtenida a lo largo del proyecto:

• Histogramas
• Curvas S
• Análisis de Varianza
• Valor Ganado

Gestión de la comunicación

Sábado 16 de Noviembre de 2013 Cow

Objetivos

1. Introducción a la gestión de proyectos
2. Dilemas Filosóficos de la gestión de Riesgos
3. Incertidumbre
4. Fundamentos en la gestión de Riesgos en proyectos
5. Metodología PMI
6. ITIL
7. Otras metodologías
8. Principios y conceptos

   1- Introducción a la gestión de proyectos

Riesgo: situación que tiene una probabilidad de ocurrencia y un impacto en el proyecto, hay que tener en cuenta que existen riesgos positivos y negativos Ej. variación de la tasa del dólar

Gestión del riesgo: procesos que coducen la planeación de la gerencia del riesgo, identificación, análisis, respuestas y monitoreo y control

Existen varios dilemas filosóficos que deberían considerarse antes de evaluar y gestionar los riesgos.

2- Dilemas Filosóficos de la gestión de Riesgos

• Dilema de los valores y hechos: Apreciaciones de riesgo basado en la percepción
• Dilema de estandaración: hay que buscar consistencia o evitar la arbitrariedad
• Dilema Contribuyentes: hay riesgos tan pequeños que no son considerados aunque pueden llegar a generar un gran problema
• Dilema de los riesgos despreciables : no existe un estandar mínimo para todas las personas, la protección se base en la probabilidad no en la protección de las personas
• Dilema del Consentimiento

3 - Incertidumbre

Todas las probabilidades desconocidas que hace la toma de decisiones difícil.

Características del Riesgo

Al inicio del proyecto hay mayor incertidumbre y al final se ve el impacto mas alto de los riesgos,

                             CcccccccccccccccccccccccccaaassssEXisssssaaaEsta gestión de riesgos es válida en todos proyectos porque se desarrolla bajo los estándares del PMI. Pero se trabaja con proyectos únicos. https://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards/Standards-Library-of-PMI-Global-Standards-Projects.aspx

Riesgos comunes en las Areas de conocimiento del PMI

Los Riesgos que usualmente se presentan en los proyectos están relacionados con los siguientes factores:

• Presupuesto y Programación
• Alcance y requerimientos del proyecto
• Técnicos y Hardware
• Procesos de Gestion de proyectos
• Personal
• Políticos y Legales
• Contratos
• Negocio, ambiente y de gestión

 Tipos de Personalidad

 Personas tipo pantera: aman el resultado por encima de todo, les gusta que los vean, quieren diferenciarse, tienen muchos papeles organizados en su puesto, llega tarde, si llega temprano lidera, fuerte y directo, al principio cae mal, vive acelerados, rapidos y directos, parecen insensibles y no les gusta perder tiempo

Debes elevarles el poder

Personas tipo Buho: aman los números y cantidades, parecen imperturbables, siempre estan en el mismo tono, les interesa mucho la forma, detestan equivocarse, revisan todo en un documentos, hay que responderles muchas preguntas. Ej Jefe

Personas pavo Real: extremandamente sociables, creativos, hablan de sueños y aspiraciones, impulsivos, tienden a ser desordenados, les gusta el cambio, se desmotivan rapidamente, lo que mas les disgusta es la rutina, enganchan facilmente al cliente, son encantadores . MT

Personas tipo Delfin: son amigables y familiares, hablan de sentimientos, hablan a un ritmo muy lento, se comunican en forma causal, les motiva la aprobacion, orientados a las relaciones, emocionales, cooperadores, lo que mas detestan es el conflicto, hacen una cosa a la vez y van a ritmo lento

Lo que mas les disgusta es el conflicto, Tienen necesidad de aprecio

Esquemas de comunicación

Racional: pantera

Dominante : buho

Poco Dominantes : Delfin

Emocionales : pavo real

4 - Fundamentos en la gestión de Riesgos en proyectos

Fundamentos de la Gestión de Riesgos

5. Metodología PMI

Procesos de la gestión del Riesgo

Es importante que se enfoque en la causa de los riesgos específicos para poder mitigar de manera apropiada estos eventos que afecten negativamente al proyecto.

El Plan de riesgo  también le ayuda a planear los pasos a seguir a aquellos riesgos que no pueden ser evitados.

Pasos:

5.1. Planear de gestión del riesgo

Se debe tener una metología para crear este plan que contiene *** Probabilidad, impacto, severidad  y RBS

Categorizar el riesgo

Risk Breakdown structure(RBS): categoria de quiebre de riesgos, similar a la wbs

Que contiene un plan de gestión de riesgos:

Entradas, Herramientas y Salidas

5.2. Identificar los riesgos

Determinar que riesgos pueden afectar al proyecto, se definen los riesgos y sus características

Documentar las caracteristicas del riesgo

Entradas, Herramientas y Salidas

***El registro de riesgos nace en identificación y es entrada y salida de todos los procesos

Técnicas para identificar los riesgos

Herramienta Analisis de supuestos: Documentos donde se definieron supuestos (verdades que le ayudan al gerente a salvar su vida): en el project charter y en el enunciado del alcance

 La salida es el  Registro de Riesgos   

5.3. Analizar Cualitativamente el Riesgo

 PrObjetssssssssaassssssssssssssDEddEste proceso incluye los métodos para priorizar los riesgos identificados para una acción posterior.

5.4. Analizar Cuantitativamente el Riesgo

Este análisis se realiza sobre los riesgos que se han priorizado por medio del proceso de Análisis Cualitativo de Riesgos y que potencial y substancialmente impactan las demandas competitivas del proyecto.

Aqui tenemos  come herramientas

• los diagramas tipo tornado: Determina que riesgos tienen un mayor impacto en el proyecto, Se basa en escenarios que pasa si

• Arboles de desición

 Valor Monetario Esperado

Calcula el promedio obtenido en escenarios de incertidumbre

Valores positivos son considerados como oportunidades

Valores negativos son considerados como riesgos

*** VME = Probabilidad * Impacto Económico

Herramientas Técnicas:

5.5. Plan de responsabilidad del riesgo

Este proceso busca desarrollar opciones y acciones para realzar oportunidades y para reducir amenazas delos objetivos del proyecto

Incluye la identificación y la asignación de una persona (el dueño de la respuesta del riesgo ) para tomar la responsabilidad de cada uno

Las respuestas del riesgo del plan tratan los riesgos por su prioridad, insertando recursos y las actividades en el presupuesto, el horario y la gestión del proyecto planean según lo necesitado.

workarounds: acciones no planeadas "apagando el incendio"

Riesgos Puros: que son asegurables como daño en la propiedad, consecuencia de perdida, problemas de personal (accidentes), etc.