Objetivos
1. Gestión del alcance
2. Procesos de la gestión del alcance
1. Gestión del alcance
La gestión del alcance dentro de los grupos de procesos : Planificación y Monitoreo y control
Importancia del Alcance:
Los mayores problemas de los proyectos se deben a una pobre definición del alcance
Alcance de producto: describe características y funciones que caracterizan el producto
Alcance de proyecto: describe el trabajo a ser realizado
Gestión del alcance : incluir todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para la realización del proyecto satisfactoriamente
Sin importar el tipo de proyecto tengo que controlar alcance, tiempo y costo
Paquetes de trabajo: Descomposición del trabajo EDT
Validar = Verificar (pmbok 5 - pmbok 4)
Se debe usar todo el tiempo necesario para la definición del alcance, con el suficiente nivel de detalle y con la información apropiada
2. Procesos de la gestión del alcance
a- Planificar la gestión del alcance: Proceso de planificación. elaborar un plan que documentará como se definirá, validará y controlará el alcance del proyecto
Entradas:
- Plan de proyecto
- Acta de constitución (project charter), lo mas importante de esta acta es que se le da el poder al director
- Factores ambientales: ambiente donde se esta desarrollando el proyecto, factores externos e internos (localización geográfica por ej)
- Activos de los procesos: lo que la organización tiene y sabe : politicas, sistemas de información, procedimientos, los activos hace parte de los factores
Herramientas:
- Juicios de expertos : **estan en todos los procesos** , se le pregunta a alguien que tenga experiencia
- Reuniones : Los miembros del equipo pueden participar en el desarrollo del plan de gestión
Salidas:
- Plan para la gestión del alcance: componente del plan del proyecto, me dice como voy a definir, validar y controlar el alcance
- Plan de gestión de los requisitos: como se analizan, documentan y gestionan los requisitos
b- Recopilar requisitos: Proceso de planificación Aqui se empieza a ejecutar la planeación, consiste en entender lo necesario para satisfacer los interesados, se crea un documento que refleja este entendimiento, tanto para el proyecto como para el producto
Entradas:
- Plan de gestión del alcance
- Plan de gestión de requisitos
- Plan de administración de los interesados: como se van a relacionar con los interesados
- Acta de constitución (project charter)
- Registro de interesados ( tabla con todos los interesados priorizados)
Herramientas y técnicas
- Entrevistas
- Grupos focales
- Talleres facilitados: cuenta con un facilitador que guia la reunión hay técnicas como lluvia de ideas
- Tecnicas grupales de creatividad: lluvias de ideas, mapas mentales, diagramas de afinidad
- Tecnicas grupales de toma de desiciones: dictadura (cuando no se pueden poner deacuerdo se toma una desición por un alto mando), unanimidad (todos deacuerdo),mayoria (50 +1), pluralidad (la mayor porcion del grupo por una de las ideas pero no necesariamente la mitad 30% + 20% + 20 %+ 20% + 10'% ganador 30%)
- Cuestionario y encuestas
- Observaciones: se esta desde lejos observandolos y eres participante del grupos
- prototipos: ya tengo un modelo del producto funcional o no funcional previo al gran proyecto
- Estudios comparativos: estudios de mercado
- Diagramas de contexto: representación gráfica del alcance
- Análisis de documentos: se revisa la documentación existente
Salidas
- Documentación de los requisitos: describe los reuquisitos individuales y como satisfacen el problema , la fuente del requisito, la forma en que cada requisito direcciona el problema, como los procesos interactuan, las mediciones de cada requisito, cumplimiento legal, restricciones y suposiciones, impacto anticipado de un requisito sobre otros
- Matriz de trazabilidad de los requisitos: cada que tenga un inconveniente voy a seguir esta matriz, una tabla que enlaza los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen
c- Definir el alcance: Proceso de planificación Desarrollar el enunciado decir en palabras cual es el alcance, digo como el cliente me va a aceptar el producto
Entradas
- Plan de gestión del alcance
- Acta de constitución del proyecto o project charter
- Documentación de requisitos
- Activos de los procesos de la organización
Herramientas
- Juicio de expertos
- Análisis del producto
- Generación de alternativas: tengo varias maneras de hacer lo mismo
- Talleres facilitados
Salidas
- El enunciado del alcance: incluye descricpión del producto, criterios de aceptación, restricciones, suposiciones,
- Actualización de los documentos del proyecto
d-Crear la EDT(wbs) - Proceso de planificación
Tomar el enunciado del trabajo y dividirlo en componentes pequeños hasta llegar a un nivel denominado paquetes de trabajo, esto es un gráfico jerarquico que arranca desde el proyecto hasta que cada uno de los paquetes pueda responsabilizarselo a alguien, los niveles anteriores a los paquetes finales son denominadas cuentas de control
Entradas
- Plan de gestión del alcance
- Enunciado del alcance del proyecto
- Documentación de los requisitos
- Factores ambientales: Medio ambiente interno y externo, tangible e intangible
- Activos de los procesos de la organización
Herramientas y técnicas
- Descomposición técnica usada para dividir y subdividir el alcance del proyecto en partes mas pequeñas y manejables
- Juicio de expertos
Salidas
- Linea base del alcance: unidad de medida con el cual voy a comparar, se caracterizan porque son aprobadas, SE TIENE LINEA BASE CUANDO APROBADO EL ALCANCE, se compone de edt, el diccionario de la edt, el enunciado del alcance
- Actualizaciones a los documentos de los proyectos
5-Validar el alcance -Proceso de Monitoreo y control
Cuando valido el alcance es porque quiero que mi cliente me apruebe los entregables,incluye la documentación formal que respalde esta aceptación enviada o firmada por el patrocinador o cliente
Se diferencia del control de calidad, en que este se relaciona con que este completo (para el cliente) y el control de calidad (para mi ) con que este correcto
Entradas
- Plan de proyecto
- Documentación de requisitos
- Matriz de trazabilidad de requisitos
- Entregable validado: entregables que ya pasaron por mi proceso de calidad y se lo paso al cliente
- Entregable aprobado: paso por el cliente
- Datos de desempeño del trabajo: observaciones y mediciones brutas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto
Herramientas
- Inspección: herramienta para saber si acepto o no el trabajo
- Tecnicas grupales de toma de decisiones
Salidas
- Entregables aceptados : por el cliente
- Solicitudes de cambio
- Información del desempeño de trabajo: datos del desempeñp recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre areas
- Actualizaciones de los documentos del proyecto
6. Controlar el alcance - Proceso de Monitoreo y control
Controlar los cambios del alcance del proyecto de manera que la linea base del alcance se mantenga durante el proyecto, se usa para gestionar los cambios reales cuando se producen
Una vez la linea base del alcance es creada cada solicitud de cambio debe ser controlada y manejada cuidadosamente
si esta en planeación se puede cambiar la linea base, si esta en monitoreo y control debe ir al control de cambios
Entradas
- Plan para gestionar el alcance
- Documentación de requisitos
- Matriz de trazabilidad de requisitos
- Datos del desempeño del trabajo
- Activos de los procesos de la organizacion
Herramientas
- Análisis de variación
Salidas
- Actualización del plan de proyecto
- Actualizacion de los documentos
- Actualizacion de los activos
- Información del desempeño de trabajo
- Solicitudes de cambio