Objetivos
- Introducción
- Conceptos Clave
- Comunicaciones Efectivas
- Procesos de la gestión de comunicaciones
- Planeación de las comunicaciones
- Distribución de la información
- Reportes de desempeño
- Gestión de los involucrados
- Introducción
Area de conocimiento que emplea los procesos requeridos para asegurar la oportuna y apropiada generación, recolección, distribución, almacenamiento, obtención y disposición final de la información del proyecto
2. Conceptos Clave
La comunicación no depende del medio depende de las personas.
No Verbal: cerca del 55% de la totalidad de la comunicaciones es no verbal (gestiones fisicas)
Paralingual: parámetros de las comunicaciones como el tono de voz, que ayuda en la entrega del mensaje
Retroalimentación: asegúrese que ha recibido el mensaje correcto, utilice preguntas como “entiendo por lo que dices que….”
Canales de comunicación
El crecimiento de canales es exponencial, la forma de calculo de la cantidad de canales de comunicación puede ser determinado con la siguiente formula.
**** Canales =N(N-1)/2
Para el pmi el correo eletrónico es un método de comunicación informal escrita
3. Comunicaciones Efectivas
Métodos de Comunicación
|
Método de Comunicaciones |
Cuando debe ser Usado |
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Formal Escrita |
Problemas complejos, planes de gerencia de proyectos. |
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Formal Verbal |
Presentaciones, Discursos |
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Informal Escrita |
Memos, emails, notas |
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Informal Verbal |
Reuniones , conversaciones |
4. Procesos de la gestión de comunicaciones
4.1 Planeación de las comunicaciones
Este proceso determina las necesidades de información y comunicaciones de los involucrados
Entrada clave: Registro de interesados
Salidas a la planeación de las comunicaciones.
Plan de la gerencia de comunicaciones: puede ser altamente detallado o con bajo nivel de detalle, Puede ser formal o informal de acuerdo a la versión 4 del PMBOOK
Un plan típico de comunicaciones usualmente contiene los siguientes elementos.
•Requerimientos de configuración para los interesados
4.2. Gestion de las comunicaciones
Este proceso busca garantizar que la información estará disponible para los interesados del proyecto
PMIS Project Manager Information systems herramienta de software
SPI Valor ganado
Si un riesgo se materializa lo primero que hago es incluirlo en el registro de problemas
Todo gerente de proyecto debe buscar tener al dia la gestión de proyectos
La efectiva distribución de la información incluye una serie de técnicas como:
4.3. Control de las comunicaciones
Este proceso implica la recolección y el análisis periódicos de la línea base contra datos reales para entender y para comunicar el progreso y el funcionamiento del proyecto así como para pronosticar los resultados del proyecto.
Las varianzas son:Los que les gustan a los sponsor son lo de tendencias o las varianzas
SV
CV
Indicadores de rendimiento son los que les gustan al gerente
SPI
PI
Salidas: Los reportes de rendimiento, deben organizar y resumir la información obtenida a lo largo del proyecto:
- Histogramas
- Curvas S
- Análisis de Varianza
- Valor Ganado
Gestión de la comunicación
La Herramienta Vital de la Voz
Hablar muy suave puede demostrar falta de confianza, de la misma forma hablar muy fuerte puede considerarse como una actitud agresiva.
Si hablamos demasiado lento, podemos demostrar falta de conocimiento o confianza, por el contrario si se habla demasiado rápido podemos desmotivar a los escuchas.
La articulación y enunciación también deben ser tomadas en cuenta para mejorar las habilidades de comunicación, para no caer en los siguientes vicios.
. Una voz efectiva debería ser:
El silencio o pausas pueden usarse de manera deliberada para lograr los siguientes beneficios.
Crear suspenso
Enfatizar elementos del mensaje
Indicar un cambio de Tema
Comunicaciones orientadas a resultados
Reglas para solicitar ayuda.
- Pregúntese que le impide hacer el requerimiento que desea?
- Haga preguntas especificas de lo que usted quiere.
- Pregunte de manera positiva
- Pregúntese que le cuesta realmente pedir ayuda
- Pregunte a la persona apropiada
- Pregunte en el tiempo apropiado
- Busque una respuesta definitiva.